COMUNICACION EFICAZ

comunicacion eficaz

RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Los conflictos son parte de nuestra vida y una gran fuente de aprendizaje. Tener conflictos significa estar vivo, y lo saludable es aprender a manejarlos, principalmente porque algunos son inevitables.

Lo que si es evitable son las consecuencias negativas de los mismos, todos tenemos recursos internos e innatos que nos dotan de capacidad para abordarlos, (el ser humano sobrevive gracias a ellos) si bien es cierto que las estrategias útiles “se aprenden”.

Existen cinco métodos comúnmente usados para resolver conflictos, estos son:

Método: Poder o Imponer

Es la fuerza de una persona que toma la decisión para solucionar el conflicto.

Es Apropiado:

Ø  Cuando el poder viene con la posición de autoridad y este método ha sido acordado.

Ø  En emergencias que requieren acciones rápidas.

Ø  Al principio de la creación de un equipo.

Método: Colaboración

Es el respeto mutuo y acuerdo de resolver conjuntamente el conflicto. Es ganancia para ambas partes.

Es Apropiado:

Ø  Cuando se dispone de tiempo las partes se comprometen a trabajar conjuntamente.

Ø  Cuando hay necesidad de alto grado de cooperación.

Ø  Hay suficiente equilibrio de poder entre las partes.

Método: Pacto o Negociación

Es similar al punto anterior de colaboración, pero en este caso cada una de las partes cede para llegar a un punto medio, dejando algunos temas insatisfechos.

Es Apropiado:

Ø  Cuando ambas partes resultan mejor con un pacto que intentando ganar.

Ø  El acuerdo permite a cada uno mejoría.

Ø  Conseguir un acuerdo donde ambos ganen parcialmente.

Método: Negación

Es cuando las personas evitan el conflicto negando su existencia.

Es Apropiado:

Ø  Cuando el conflicto es relativamente poco importante, el momento es equivocado o se necesita un periodo de enfriamiento.

Ø  Cuando es irresoluble por mucho tiempo, pero no impide lograr los objetivos organizacionales.

Ø  Hay información suficiente para lidiar con el conflicto de forma efectiva.

Método: Ceder, complacer

Se cede a las pretensiones de una de las partes, de manera que se mantiene la relación superando ese escollo.

Es Apropiado:

Ø  Cuando la preservación de la relación es los mas importante en ese momento.

Ø  Cuando existe la necesidad de bajar la intensidad de un conflicto potencialmente explosivo.

Ø  Cuando el conflicto es por problemas de personalidad y no se puede resolver fácilmente a corto plazo.

CASO DE LIDERAZGO

En la empresa Mayfes, C.A. que se encarga de la confección de ropa íntima para damas, existen varios grupos de amistad.

Marta, Sofía, Elena, Teresa, Carolina y Paula son un grupo de amigas que han trabajado juntas desde su ingreso, hace cinco años, en la empresa. Todas se llevan muy bien pero la líder del grupo es Paula una muchacha fuerte de carácter, inteligente y experta en su trabajo.

En una ocasión, una de las otras empleadas renunció y la empresa contrató otra muchacha, la cual se llama Melisa. El supervisor del área de confecciones de traje de baño confió a Sofía el entrenamiento de la nueva trabajadora y ambas pasaron varias semanas juntas hasta culminar el entrenamiento.

En una oportunidad en la hora del almuerzo, Melisa escucha que las amigas mencionadas anteriormente están planeando su viaje de fin de semana. Posteriormente en el transcurso del día, Melisa llama a Sofía y le dice: en la hora del almuerzo escuche sin querer que ustedes están planeando un viaje y quisiera saber si yo podría acompañarla. Y es que me siento un poco sola ya que mis padres viven en el interior y quisiera divertirme un poco. Sofía le responde que ella cree que no hay ningún problema, pero que le consultará a sus amigas.

Sofía reúne a sus amigas y le informa lo sucedido. Luego de unos instantes Paula respondió: ¡esa niña no va con nosotras, está claro! Todas se quedaron mirando unas a otras, y Sofía señaló: pero yo le dije que podría ir.
Además no me parece que exista algún problema. Paula contesto: ¡he dicho que no va y punto!. Sofía se quedo callada y con mucha pena le informó a Melisa que no podía ir con ellas.

Tipo de Liderazgo: Autócrata

LIDERAZGO

DEFINICION:

Es la actividad de influenciar a la gente para que se empeñe voluntariamente en el logro de los objetivos del grupo.

El liderazgo es un proceso donde el individuo ordena, guía, influencia y supervisa los pensamientos, sentimientos, acciones o conductas de otros.

LOS OBJETIVOS EN EL LIDERAZGO

El principal objetivo es orientar el pensamiento de cada uno de los seguidores y del grupo en general. Las metas deben instaurar el espíritu del grupo que promueva a los miembros del mismo, no sólo para cumplir con sus deberes, sino para hacerlo más allá de lo esperado.

CLASES DE LIDERAZGO:

  Explotador - autoritario: poca confianza en los subordinados, motivan a las personas mediante el temor y el castigo y a veces con recompensas, comunicación descendente.

  Benevolente - autoritario: Poca confianza en los subordinados, motivan con recompensas y a veces con temor y castigo, comunicación ascendente, solicitan algunas ideas y opiniones de los subordinados.

  Consultivo: Mucha confianza en los subordinados, usan sus opiniones, motivan con recompensas y a veces aplican castigos, permiten cierta participación, comunicación ascendente y descendente, las decisiones operativas se toman en el nivel inferior.

  Grupo participativo: Confianza total en los subordinados, siempre obtienen sus ideas y opiniones y las usan en forma constructiva, conceden recompensas económicas con base en la participación en grupo, comunicación ascendente, descendente y horizontal,  es en grupo.

IMPORTANCIA:

1. Es importante por ser la capacidad de un jefe para guiar y dirigir.

2. Una organización puede tener una planeación adecuada, control y procedimiento de organización y no sobrevivir a la falta de un líder apropiado.

3. Es vital para la supervivencia de cualquier negocio u organización.

4. Por lo contrario, muchas organizaciones con una planeación deficiente y malas técnicas de organización y control han sobrevivido debido a la presencia de un liderazgo dinámico.

MOTIVACIÓN

CONCEPTOS:

• La motivación es un proceso interno que activa, guía y mantiene a las personas haciendo su trabajo por mucho tiempo.
• Es un proceso para satisfacer necesidades.
• Es la voluntad para hacer esfuerzos y conseguir logros personales y laborales.
• Es el esfuerzo consistente para hacer un trabajo hasta finalizarlo.
• Es el impulso interno para conseguir metas.

JERARQUÍA DE LOS MOTIVOS:

AUTOREALIZACIÓN: deseo de desarrollarse integralmente, potencialidades, habilidades, destrezas. talentos.

DE ESTIMA O DEL YO: sentimiento de adecuación, sentirse fuerte, competente, confiable, independiente, importante, ser reconocido, status, prestigio.

SOCIALES o de AFILIACION: pertenecer, sentirse necesario, aceptado, dar y recibir amistad.

DE SEGURIDAD: protección ante daños fisicos y psicológicos.

FISIOLOGICAS: alimentación, respiración, sueño, sexo.

-TEORIA DE MOTIVACION-HIGIENE
(Frederick Herzberg)En la década de los cincuenta con un experimento entre ingenieros y contadores, creó el modelo de los dos factores de la motivación.

A ellos planteó situaciones de trabajo buenas y malas, clasificó sus respuestas y encontró:

FACTORES MOTIVADORES

FACTORES HIGIENICOS

-La Motivación y falta de Motivación no son caras de la misma moneda.
Señaló que ciertos factores laborales como la seguridad en el empleo y las condiciones de trabajo, provocan insatisfacción en los empleados cuando estaban ausentes. Pero si habían esos factores laborales, sólo los colocaba en un estado neutral. No son fuertemente motivadores.

Se les llama factores dehigiene o factores de mantenimiento: Son necesarios para sentar los cimientos sobre los cuales mantener un nivel razonable de motivación en los empleados.

Ejemplos de factores higiénicos: (se relacionan con el contexto laboral, entorno. Sólo conforman al trabajador)

Política y administración de la empresa
Supervisión (Relación con el supervisor)
Condiciones de trabajo
Salario
Relación con los iguales
Vida personal
Relación con los subordinados
Status
Seguridad.

Se les llama factores de motivación, motivadores o satisfactores:
Otras condiciones operan para fortalecer esta motivacion.
Se relacionan con el contenido laboral:El logro: cumplir metas

Reconocimiento

Trabajo en si misma

Progreso

Crecimiento

CASO DE MOTIVACIÓN

Caso:

Arturo Pérez, Director de Producción de la Empresa TEXTIL SA llamó a su despacho a Juan Otero y le dijo:

A: Nos conocemos desde hace 13 años, durante los cuales has sido un buen trabajador, meticuloso y diligente. He tenido contigo menos problemas que con los demás compañeros, pero últimamente las cosas han sido diferentes. Has llegado tarde 5 veces este mes y te has retrasado en la entrega del último pedido. Además algunos empleados a tu cargo se han quejado de tu actitud hacia ellos ¿Qué te ocurre?

J: No me había dado cuenta de que pasaban estas cosas.

A: ¿No sabias que estabas llegando tarde? Has estado llegando a las 7:30 durante 13 años, cuando llegas a las 8:00 llegas tarde y lo sabes.

J: No lo se… sencillamente no me he sentido bien últimamente y mi mujer también me dice que me encuentra desanimado.

A: No estoy aquí para echarte una bronca. Eres un hombre valioso, quiero encontrar la manera de que vuelvas por el buen camino ¿Hay algo que te haya molestado últimamente?

J: Bueno, al final me he dado cuenta de que no voy a llegar a supervisor. Al menos no a corto plazo. Eso es para lo que he estado trabajando hasta ahora. Tal vez haya llegado a mi tope.
Cuando mi compañero Antonio García llegó a supervisor, me imaginé que yo sería el siguiente, pero no ha sido así. No estoy dolido, sino desanimado.

A: Tú eres un hombre respetado en esta empresa, lo pienso yo y también tus compañeros, eres un buen ejemplo a seguir y quiero que continúes siéndolo. Necesitamos gente como Tú.

J: Ya sé que tengo un trabajo importante, pero me imagino que no puedo continuar ya, al menos no tan bien como hago mi trabajo hasta ahora. Supongo que es cuestión de suerte o algo así.

A: ¿Qué tal si te doy una nueva línea de producción? ¡Quizás te sirva como nuevo reto!

J: Gracias pero prefiero seguir con lo que he estado haciendo hasta ahora, me gusta el trabajo y la relación con los compañeros.

CASO DE TRABAJO EN EQUIPO

Análisis de caso:         Trabajo de equipos

Brenda muller pensaba como solucionar los problemas que enfrentaba.

Después de haber culminado su maestría, decidió implementar el trabajo de equipo en su compañía, una empresa dedicada a la fabricación y comercialización de equipos para panificación.

Una de las cosas de las que ella ahora estaba convencida era de que el trabajador en equipo enriquece las decisiones y perspectivas de toda empresa, además de abrirle nuevas oportunidades y darle la posibilidad de delegar.

Pensó que no tenía problema en hacerlo, dado que, cuenta con una línea de especialistas en la jefatura de cada una de las áreas de la empresa.

Los gerentes de producción, marketing, ventas, logística y finanzas. Tienen un largo y distinguido currículo profesional y provienen de prestigiosos centros de estudios. Cuando ella manifestó la idea de trabajar en equipo, nadie se opuso, al contrario, su idea fue apoyada con mucho entusiasmo y por unanimidad.

Sin embrago ya se habían llevado a cabo algunas reuniones, y Brenda descubrió con asombro que en los niveles inferiores de la organización no existía mayor problema y que sin embargo, en el nivel de los gerentes de área, no habían logrado concluir ninguna reunión, por causa de desacuerdos.

Como todos son especialistas en su tema, quieren hacer prevalecer sus ideas, les cuesta adaptarse a las normas establecidas para el trabajo en equipo, todos quieren liderarlo y les cuesta ser objetivos con su trabajo y el de los demás.

Lo que ha acrecentado la gravedad del problema es que esta situación ha sido percibida por los niveles inferiores quienes se sienten algo confundidos y un tanto decepcionados Brenda teme que el clima laboral resulte afectándose.

Por esta razón, Brenda acaba de indicarle a su secretaria que quiere, por lo menos dos horas de privacidad sin interrupción, para dedicarse a diseñar la estrategia, que pueda solucionar esta situación, dado a que no se resigna a desaprovechar el potencial que estos profesionales tienen y que acrecentarían si lograran trabajar en equipo.

Preguntas

1. ¿Cuál fue el error de Brenda?

2. ¿Qué tipo de equipo pretende ella lograr con estos profesionales?

3. ¿Qué debería hacer Brenda para solucionar el problema?

4. ¿Cómo debería actuar Brenda frente a los niveles jerárquicos inferiores?

TRABAJO EN EQUIPO

Definición:

Número pequeño de personas con habilidades complementarias que estan comprometidas en una causa común, con metas muy definidas y con una forma de trabajar y accionar por la cual sienten mutuamente responsables.

Tipos de equipo:

Equipo multidisciplinario: los conocimientos habilidades y/o especialidades de individuos pertenecientes a diversas áreas de trabajo se congregan con el propósito de encontrar soluciones para los problemas operacionales.

Equipos auto administrativo: equipos esencialmente independientes. Se administran sin supervisión formal, asumiendo la responsabilidad completa de una tarea específica.

Tiene facultades para determinar los métodos de trabajo, programas y asignación de las diferentes tareas a los miembros.

Ventajas de las decisiones tomadas en equipos de trabajo:

v  Se aporta información más completa.

v  Genera más alternativas.

v  Facilita la aceptación de una solución.

Desventajas:

v  Requiere más tiempo.

v  Predominio de la opinión de algunos.

v  Ambigüedad en la responsabilidad.

¿Por qué usar equipos de trabajo?

v  Crea un espíritu corporativo.

v  Permite que la gerencia oriente sus esfuerzos a acciones estratégicos.

v  Se aprovecha la diversidad de la fuerza de trabajo.

v  Se eleva la motivación y la productividad.

Características de los equipos eficaces:

v  Metas claras.

v  Habilidades adaptadas a los requerimientos.

v  Confianza mutua.

v  Compromiso unificado.

v  Buena comunicación.

v  Habilidades de negociación.

v  Liderazgo apropiado.

v  Apoyo interno y externo.

Ventajas de formar equipos:

v  Tiene mayor velocidad para reaccionar ante el cambio.

v  Entregan mejor calidad.

v  Mejoran y aprenden permanentemente.

v  Motivan al personal.

v  Logran sinergia.

v  Mejoran la productividad.

Diferencias entre grupos de trabajo y equipos lideres:

Grupos de trabajo	Equipos lideres
Contribución = suma de las partes.	Contribución > suma de las partes : sinergia.
No hay un gran reto o meta.	Existe un reto o meta bien definida y compartida.
Los miembros se concentran en sus responsabilidades individuales.	Los miembros tienen un sentido de propiedad sobre las metas que todos ayudaron a fijar en equipo.
Se consigue una comunicación discreta y limitada.	Existe una comunicación fluida.
Existe un líder que dirige al grupo.	El liderazgo es compartido por el equipo.
El líder toma las decisiones.	Las decisiones se toman por consenso.
Existe un nivel medio de compromiso y sentido de pertenencia.	Existe un compromiso elevado de todos los miembros

Teoria de la Equidad

Teoría de la Equidad

La equidad es la relación  que guardan los insumos laborales del individuo (como esfuerzo, habilidad y experiencia, el entusiasmo, etc.)  y los resultados (como remuneración , ascensos , beneficios, etc.)

Las personas se motivan cuando experimentan satisfacción con lo que reciben de acuerdo con su esfuerzo realizado.

Si percibimos que nuestra relación (insumos –resultado) es igual a la de las otras personas que nos comparamos, es aquí donde se da un estado de equidad o equilibrio, prevaleciendo la justicia.

Cuando las personas sienten que existe desigualdad, se desarrolla un estado de tensión en su interior

Basados en esta teoría, se puede predecir que cuando los trabajadores perciben una desigualdad, tienden a tomar diversas alternativas:

·         Cambiar sus insumos (Ejm: No invierten tanto esfuerzo en realizar un trabajo).

·         Distorsionar las percepciones de ellos mismos (Ejm:, Solía pensar que trabajaba a un paso moderado, pero ahora me doy cuenta de que trabajo más arduamente que los demás).

·         Salirse del campo (Ejm: Renunciar al puesto).

En conclusión esta teoría sugiere la importancia de que los gerentes lleguen a conocer a sus trabajadores y reconozcan los trabajos que realizan adecuadamente con ello los motivara  en el trabajo.

EL EFECTO PARADIGMA

Como resultado, lo que es perfectamente obvio para una persona con un paradigma, puede ser totalmente imperceptible para una persona con un paradigma diferente.

Los paradigmas actúan como filtros: Que seleccionan los datos que llegan a la mente, aquellos datos que concuerdan con el paradigma utilizado son reconocidos facilmente, lo que es mas, se ven este tipo de datos con gran claridad y comprensión.

Los paradigmas son útiles: Nos ayudan a identificar problemas importantes y nos proveen las reglas que nos ayudaran a resolverlos.

LA REGLA DEL RETORNO A CERO

Cuando un paradigma cambia todo el mundo vuelve a cero, no importa cuan grande sea su mercado o cuan fuerte su reputación, o cuan bueno sea el viejo paradigma, con el nuevo vuelven a cero, sus éxitos pasados no garantizan absolutamente nada.

El punto fundamental es que los pradigmas afectan dramaticamente nuestros juicios y nuestros procesos d decisión al influenciar nuestras percepciones, y  realmente creo que si queremos hacer juicios certeros acerca del futuro y anticiparlo con exito debemos ser capaces de reconocer nuestros paradigmas presentes y estar preparados para superarlos.

LA PARÁLISIS PARADIGMÁTICA

Los paradigmas, aveces,  pueden convertirse en "el paradigma". En la única manera de hacer algo y, entonces cuando nos encontramos ante una idea alternativa, la rechazamos de plano. Esto puede llevarnos a un ingrato desorden, llamado "parálisis paradigmática".

PIONEROS DE PARADIGMA

Son todos los que eligen adoptar un nuvo paradigma en sus comienzos. Deben ser muy valientes, porque la evidencia proporcionada por el nuevo paradigma no es suficiente para que ellos deban cambiar.

Solo teniendo fe se puede tomar este tipo de decisión; la caracteristica de un auténtico pionero de paradigmas es la valentía y la confianza en su propio juicio.

La gente que cera nuevos pradigmas generalmente son foráneos: No son miembros de la comunidad de los paradigmas establecidos, pueden ser jóvenes o viejos, la edad no es importante; pero, lo que es evidente es que no están comprometidos con los antiguos paradigmas y, por lo tanto, no tienen nada que perder creando los nuevos.

Actitudes y Paradigmas: Nuestras actitudes personales estan estrechamente rlacionada con los paradigamas; sin embargo, son éstas, y no nuestros paradigmas, las que determinan nuestra voluntad de cambio. Las actitudes son una combinación de nuestras personalidades y experiencias individuales que también evolucionan, pero a diferencia de los paradigmas, que son grupos de reglas, las actitudes son más confusas y, por consiguiente, más difíciles de cambiar.

Los paradigmas son comunes: Los encontramos en todos los aspectos de nuestras vidas ya sea en lo profesional, lo personal, lo espiritual o lo social.

PARADIGMAS

El trabajo sobre paradigmas es un trabajo sobre las percepciones. Este proceso permite entender e incorporar el mundo que nos rodea y actuar a partir de determinada conformación. Para un desarrollo dinámico, la organización y en especial sus líderes, necesitan mantener permanentemente abierto el canal de discusión y diseñar caminos de acción flexibles. L a organización en si misma construye sus condiciones de vida, que le pueden otorgar flexibilidad y diversificacion para mantener su actividad en el entorno.

DEFINICION:

Un paradigma es una construcción conformada por muchos elementos (ideas, emociones, experiencias, actitudes), en definitiva un conjunto de percepciones aisladas que se transforman en un concepto que rige los movimientos de las personas y las organizaciones.

En resumen Paradigma significa "patrón o modelo". Los paradigmas son una serie de reglas y reglamentos que hacen dos cosas:

a) Establecen límites, en cierto sentido eso es lo que hace un patrón, nos marca ciertos límites.

b) Estas reglas y reglamentos nos explican como resolver exitosamente problemas que se nos    presentan dentro de esos mismos límites.